Podstawy formalne prowadzenia działalności gospodarczej

PODSTAWY FORMALNE PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ – czyli:

KROK PO KROKU  ZAKŁADANIA  JEDNOOSOBOWEJ   FIRMY

Formalności związane z założeniem firmy obejmują pięć etapów:

·        

wpis do ewidencji działalności gospodarczej;

·        

uzyskanie numeru statystycznego REGON;

·        

założenie konta bankowego;

·        

zgłoszenie działalności do Urzędu Skarbowego (i wybór formy opodatkowania);

·        

zgłoszenie działalności do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (w skrócie: ZUS).

 

Wpis do ewidencji działalności gospodarczej

Osoba fizyczna, chcąca zostać przedsiębiorcą ma obowiązek zarejestrowania swojej działalności w  lokalnym urzędzie administracji państwowej. A zatem w zależności od  szczebla podziału administracyjnego będzie to urząd miasta, gminy lub dzielnicy. Akt rejestracji sprowadza się do złożenia wniosku-zgłoszenia, dokumentu zawierającego w szczególności: imię i nazwisko przedsiębiorcy, jego numer PESEL, pełną i skrócona nazwę przedsiębiorstwa, jaką chce on nadać swej firmie, podaniu miejsca zamieszkania, miejsca prowadzenia działalności, określenie przedmiotu działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (KPD) oraz powinien też podać datę rozpoczęcia działalności. Wpisując datę trzeba oszacować faktyczny moment rozpoczęcia planowanej  działalności. Nie zaleca się podawania daty dnia składania wniosku, gdyż czas uzyskania niezbędnych do rozpoczęcia działania dokumentów może wynosić nawet kilka tygodni. Opłata za zgłoszenie działalności to koszt 100 zł. Warto zgłosić wszystkie możliwe rodzaje działalności, jakimi przedsiębiorca planuje prowadzić, aby w przyszłości - gdy zajdzie potrzeba rozpoczęcia następnej z działalności - uniknąć ewentualnych dalszych kosztów związanych z uzupełnianiem zgłoszeniem o kolejny przedmiot działalności. W chwili redagowania tej informacji, koszt wpisu uzupełniającego był na poziomie 50% wpisu pierwotnego i wynosił 50 zł.

Jedynym kłopotem jaki może się pojawić podczas sporządzania wniosku o rejestrację to właściwe dopasowanie kodu KPD do określenia nazwy naszej działalności

 

Na ogół nie sprawia większych trudności znalezienie właściwego kodu w KPD dla działalności typowej (np. sprzedaży). Jeśli jednak nasza firma ma zająć się działalnością nietypową, warto swój wybór kodu PKD skonsultować z urzędnikiem.

 

 

Uzyskanie REGON czyli uzyskanie numeru w Rejestrze Gospodarki Narodowej.

Termin „REGON” to skrót od pierwszych liter słów „Rejestr Gospodarki Narodowej”. Jest to numer składający się z dziewięciu cyfr (w niektórych przypadkach z czternastu), które identyfikują przedsiębiorstwo w Polskim Rejestrze Gospodarki Narodowej.

Obowiązku złożenia wniosku o nadanie numeru REGON należy dopełnić w terminie 14 dni od chwili posiadanie wpisu do rejestru o ewidencji działalności gospodarczej. Wniosek składa się w odpowiednim do miejsca zamieszkania Urzędzie Statystycznym. Dokument ten nie jest skomplikowany w swej treści i można go wypełnić na miejscu. Należy pamiętać, że wniosek, by zostać przyjęty, musi posiadać załącznik, jakim jest kserokopia zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej. Ponieważ urzędnik musi mieć pewność o jego zgodności z oryginałem, musimy urzędnikowi okazać do wglądu oryginał wpisu do rejestru.

Warto też wiedzieć, że dla uzyskania numeru REGON nie trzeba osobiście udawać się do Urzędu Statystycznego. Wniosek taki można też złożyć w Urzędzie Miasta lub gminy, w momencie wnioskowania o wpis do ewidencji działalności gospodarczej. Administracja w ramach wspierania przedsiębiorczości wprowadziła wprawdzie tzw. „jednookienkową rejestrację działalności gospodarczej”, ale w praktyce wiąże się to jednak z kilkudniowym opóźnieniem uzyskania każdego z niezbędnych do rejestracji podmiotu gospodarczego dokumentu, choć ideą takiej organizacji jest chęć zaoszczędzenia nam mitręgi odwiedzin co najmniej 3 instytucji poza bankiem.

Założenie konta bankowego

 
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, posiadanie konta bankowego – dla formalnego istnienia przedsiębiorstwa jest bezwzględnie wiążące. W celu założenia konta bank zażąda przedłożenia wpisu do ewidencji działalności gospodarczej, zaświadczenia o nadaniu numeru REGON oraz nieco później zaświadczenia o Numerze Identyfikacji Podatkowej (NIP), posiadanym przez każdego podatnika. Potrzebna będzie też pieczątka przedsiębiorstwa, którą należy wyrobić tuż po otrzymaniu NIP-u w dowolnym punkcie usługowym świadczącym usługi wyrabiania pieczątek Dla bezpieczeństwa dokonywania transakcji na karcie wzorów podpisów ( zlecenia do wykonania przez bank mogą być podpisywane jednoosobowo lub wieloosobowo, wyłącznie przez właściciela konta ale także i przez wskazaną z imienia i nazwiska osobę, upoważnioną przez właściciela konta do określonych czynności lub pułapu limitu finansowego) bank zwykle żąda  2(dwóch) pieczęci. Jedna to pieczęć tzw. nagłówkowa, czyli podająca niezbędne dane o firmie jak : nazwa i adres firmy (w przypadku osoby fizycznej także imię i nazwisko właścicieli lub wszystkich współwłaścicieli ) oraz dane uzupełniające jak NIP, REGON, dane do kontaktu ( telefon/fax/adres mailowy lub witryna internetowa). Druga pieczątka to tzw. pieczęć bankowa, zwykle o charakterze unikatowym ( odmienna od nagłówkowej dla bezpieczeństwa dokonywania transakcji bankowych). Pieczęć bankowa, jako niedostępna powszechnie ( nie posługujemy się nią dla oznakowania firmy na blankietach listowników w pismach innych niż do banku. Nota bene bank opatrzone pieczęcią nagłówkową a nie bankową zlecenia nie wykona uznając takie polecenie za podszywanie się pod tożsamość naszej firmy)  - jest dodatkowym obok indywidualnego podpisu wg. zgłoszonego do bankowej kartoteki wzoru podpisu, znakiem uwierzytelniającym zlecenia naszej firmy  do banku. Z oszczędności lub być może braku przezorności osoby rozpoczynające działalność posługują się wyłącznie jedną pieczątką, zwykle nagłówkową. Wtedy to pieczęć główna staje się także pieczęcią bankową. Takie zachowanie można porównać np. do naszego laptopa bez żadnego hasła logowania, który to sprzęt pozostawiamy bez żadnej kontroli do dyspozycji przygodnych kontrahentów. Na szczęście, wbrew nienajlepszej świadomości istniejących zagrożeń, coraz częściej klienci banku korzystają z jego usług drogą elektroniczną, którą wymusza wielostopniowe, bezpieczniejsze metody dbania o bezpieczeństwo interesów własnych, a tym samym i swych klientów.

Wybierając zaś bank, poza jego renomą, warto sprawdzić jak rozległą i jak gęsto rozsianą posiada on sieć oddziałów, a nade wszystko opłaty, jakie pobiera on za prowadzenie rachunku bankowego, tym w formie elektronicznej, gdyż prowizje bankowe różnią się dość znacznie od siebie, sięgając nawet poziomu kilkudziesięciu złotych miesięcznie, podczas gdy w niektórych bankach, głównie wprowadzających się na rynek  - opłata za prowadzenie rachunku w formie elektronicznej – nie pobierana jest w ogóle.

 

Rejestracja w Urzędzie Skarbowym

 
Nie później niż w ciągu 7 dni od rozpoczęcia działalności gospodarczej należy zgłosić się do Urzędu Skarbowego dla dokonania trzech podstawowych czynności:

·        

uzyskanie numeru NIP;

·        

wybór formy rozliczenia podatku dochodowego;

·        

określenie statusu swej firmy i stawki opodatkowania planowanej działalności względem podatku VAT.

 

Załatwianie formalności przy której to czynności trzeba okazać zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, numer REGON i numer rachunku bankowego nie będzie bardziej skomplikowane niż dotychczasowe etapy. Jednak przed wizytą w Urzędzie Skarbowym niezbędne jest przemyślenie sposobu opodatkowania, a jeszcze lepiej konsultacja ze specjalistą biegłym w finansach i księgowości.

Najprostsza będzie rejestracja w celu uzyskania NIP dla swojej firmy. W przypadku działalności gospodarczej przez osobę fizyczną bowiem jej numer NIP  staje się także numerem identycznym dla firmy prowadzonej przez tę osobę. A zatem NIP Twój i Twojej firmy są identyczne. Ponieważ numer NIP nabywa się wraz z dowodem osobistym, to na tym etapie wymagane będzie jedynie złożenie formularza NIP-1 o charakterze aktualizacyjnym.

Namysłu wymaga natomiast forma opodatkowania. Obecnie dostępnych jest pięć takich form:

·        

opodatkowanie na zasadach ogólnych;

·        

podatek liniowy;

·        

ryczałt ewidencjonowany;

·        

karta podatkowa;

·        

podatek tonażowy.

 

Opodatkowanie na zasadach ogólnych jest dostępne dla każdego podatnika i polega na prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów. Ewidencjonuje się w niej każdy przychód i rozchód, i w zależności od wysokości osiągniętego dochodu płaci się podatek dochodowy według skali progresywnej; obecnie są to podatki przy dochodzie w wysokości

·         19% do 43 405 

·          30 % od 43 405 do 85 528 zł

·          40 % powyżej 85 528 zł..

Podstawową zaletą tej formy opodatkowania jest możliwość odliczania od dochodu poniesionych kosztów, a główna jej wadą – stosunkowo duża wysokość podatku przy dużych dochodach. Zaliczka na podatek płacona jest co miesiąc, co miesiąc również składa się deklarację PIT – 5.

 

Podatek liniowy

·        

jest niezależnie od wysokości osiągniętego dochodu pobierany w wysokości niezmiennej i wynosi 19 %  i różni się od opodatkowania na zasadach ogólnych w dwóch kwestiach :

1.       nie ma ulg dostępnych w wypadku książki przychodów i rozchodów ani kwoty wolnej od podatku, 
2.       nie ma możliwości rozliczania się wspólnie z małżonkiem.
 

 

To pierwsze jest oczywiście zaletą, a drugie wadą tej formy opodatkowania.

 

W wypadku tej formy opodatkowania jest oczywiście możliwe odliczanie od przychodu wszelkich kosztów jego uzyskania.

 

Jak łatwo zauważyć podatek liniowy nie opłaca się osobom osiągającym dochód poniżej 43 405 PLN, czyli poniżej pierwszego progu podatkowego. Opłaca się on natomiast niemal zawsze, kiedy dochody zauważalnie przekraczają pierwszy próg podatkowy.

 

 

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

·        

- płacony jest wyłącznie od przychodu, a nie od dochodu ( dochód to różnica między przychodem a kosztami uzyskania tego przychodu), jak w przypadku opodatkowania na zasadach ogólnych i podatku liniowego, a zatem w tym przypadku

·        

nie ma możliwości odliczania poniesionych kosztów, a zatem jeśli koszty prowadzenia działalności gospodarczej przekroczą dochody, to pomimo tego -  podatek musi zostać uiszczony ( zapłacony)!

Przy opodatkowaniu na zasadach ogólnych (opodatkowanie dochodu)  w takim przypadku nie płaciłoby się w ogóle daniny.

 

Rozliczenie na zasadach ryczałtu opłaca się więc w przypadku, gdy koszty prowadzenia działalności są bardzo niskie.

 
Stawki ryczałtu są zróżnicowane i wynoszą: 3% - np. od dochodów z działalności handlowej i gastronomicznej (z wyłączeniem sprzedaży napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,5%);  5,5 % - od przychodów z działalności wytwórczej i budowlanej; 8,5 % - np. od przychodów z działalności usługowej, gastronomicznej związanej ze sprzedażą napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,5 %, a także np. od przychodów z tytułu umowy najmu, podnajmu, dzierżawy czy poddzierżawy do kwoty stanowiącej równowartość 4000 euro; 17 % - od niektórych rodzajów usług, np. pośrednictwa w handlu hurtowym, zarządzania nieruchomościami, pozyskiwania personelu; 20 % - od przychodów osiąganych w zakresie wolnych zawodów, a także od najmu, podnajmu, dzierżawy, czy poddzierżawy powyżej kwoty 4000 euro.

 

Karta podatkowa, to najprostsza forma rozliczenia podatków.

W tym przypadku
·         nie ma obowiązku prowadzenia  ewidencji, a zatem nie prowadzi się książki przychodów i rozchodów, nie składa się zeznań podatkowych i nie wpłaca się zaliczek na podatek dochodowy;
·         rachunki wystawia się tylko na żądanie klienta. Wysokość stawek podatku zależy od rodzaju i zakresu działalności gospodarczej, liczby zatrudnionych pracowników, a także liczby mieszkańców, w której prowadzona jest działalność gospodarcza;
·         stawki te z każdym rokiem podlegają podwyższeniu. Ustalane są w drodze decyzji Naczelnika Urzędu Skarbowego, odrębnie na każdy rok podatkowy.

 

 

Ta forma rozliczeń jest korzystna szczególnie w przypadku działalności gospodarczej prowadzonej na niewielką skalę.
 

 

Karta podatkowa wymusza konieczność uiszczenia podatku bez względu na wysokość osiągniętego przychodu i obowiązek zapłaty podatku nawet wtedy, gdy przychodu w ogóle nie osiągnięto.

 

Podatek tonażowy – ma zastosowanie wyłącznie przy eksploatacji morskich statków handlowych, nie ma więc potrzeby jego przedstawiania w tym opracowaniu.

 

Jak  łatwo zauważyć, wybór między różnymi formami opodatkowania nie jest łatwy.

 

Z uwagi na ogrom różnorodności działalności gospodarczej, rozmiarów jej kosztów oraz szacowanych przychodów i rozchodów nie sposób podać jednoznacznych i niezawodnych metod na określenie, który podatek będzie wyborem najbardziej korzystnym dla konkretnego podatnika lub prowadzonej przez niego działalności.

 

Z uwagi na mnogość i nieustanną zmienność przepisów podatkowych nie mają większego uzasadnienia argumenty przytaczane dla udowodnienia, że pewne formy rozliczeń podatkowych są łatwiejsze w prowadzeniu niż inne. Z pewnością ryczałt czy karta podatkowa należą to tych form,gdzie występuje mniejsza ilość gromadzenia dokumentacji finansowej swej działalności, czy też liczba składanych oświadczeń-zeznań składanych w tym samym roku, niż obowiązek comiesięcznego przedkładania deklaracji w przypadku księgi przychodów i rozchodów. Ponieważ stając się działaczami gospodarczymi, stajemy się ludźmi dla których kryterium skutecznego działania jest zysk, z pewnością będziemy się kierować kryterium wysokością obciążeń daninami, a nie ich dokumentacyjną uciążliwością gromadzenia czy przechowywania. kierować jeśli w konkretnym przypadku wiąże się to z płaceniem wyższego podatku. Nadto doradza się prowadzenie księgowości przez wyspecjalizowane biuro, i mimo, iż będzie to oczywiście wiązało się z określonymi kosztami, to w efekcie działanie takie może nam przynieść daleko większe oszczędności niż samodzielne prowadzenie spraw finansowo-księgowych. Specjalista, podobnie jak my, jest także graczem gospodarczym i zgodnie z prawami rynku na którym musi się utrzymać ma daleko większe od naszych doświadczenie i wiedzę, które na bieżąco uzupełnia i zwykle wybierze dla nas optymalną formę rozliczeń, a tym samym najniższy – z możliwych podatek.

 

Ponieważ wybór formy opodatkowania może znacząco wpłynąć na dochodowość działalności gospodarczej, wydaje się, że warto zainwestować nieco funduszy przeznaczonych na rozruch przynajmniej we wstępna rozmowę ze specjalistami od księgowości. Konsultacja, jak tego starano się dowieść wyżej, wydaje się niezbędna inwestycją, która w znacznej skali może obniżyć podatek w okresie kolejnych miesięcy czy nawet lat.
Przed ostatecznym wyborem zawsze przecież można się upewnić w Urzędzie Skarbowym, czy doradzana przez specjalistę forma opodatkowania będzie wobec nas miała pełne zastosowanie. 

 
 
 

Warto też wiedzieć, że zmiana formy opodatkowania jest możliwa w zasadzie tylko raz w roku; i z wnioskiem o zmianę należy zdążyć do Urzędu Skarbowego przed  20 stycznia.

 
 

Podczas rejestracji w Urzędzie Skarbowym, oprócz wyboru formy rozliczania podatku dochodowego, który jest daniną pośrednią jako że nazwa pochodzi od sposobu ustalania jej wymiaru; (pośrednio, gdyż najpierw musimy ustalić dochód, a następnie wyliczoną wysokość kwoty dochodu przyporządkować do jednego z trzech podanych poprzednio przedziałów, dla których jest określony pułap procentowy) należy określić status firmy wobec podatku bezpośredniego, jakim jest VAT (od ang.: Value Added Tax – podatek od wartości dodanej).. Dla większości rodzajów działalności obowiązuje jednak zasada zwolnienia od podatku VAT, kiedy wartość sprzedanych towarów i usług nie przekroczy 10 000 euro. Jak z każdej ulgi, tak i z tego zwolnienia można zrezygnować. Należy jednak poddać poważnej analizie ekonomicznej taką decyzję, gdy wybrany rodzaj działalności dotyczy podmiotów niebędących podatnikami VAT. Dotyczy to większości usług dla ludności ( np. naprawa sprzętu domowego AGD, usługi remontowo-budowlane, naprawa samochodów, itp.) gdyż wtedy cena dla odbiorcy nie będzie powiększona o VAT). W innych przypadkach opłaca się być „vatowcem” z powodu głównej korzyści: możliwości odliczania podatku zawartego w fakturach zakupu materiałów i urządzeń. Niestety, istnieje lista usług dla ludności, przy świadczeniu których z wolności wyboru  nie możemy skorzystać. W wypadku bowiem np. doradztwa, usług jubilerskich czy prawniczych - ustawodawca nie przewidział rezygnacji z poboru daniny i w szeregu rodzajach usług VAT jest obowiązkowy. Jak łatwo więc dowieść na powyższym przykładzie – nie bez powodu prawodawstwo podatkowe nazywane jest „gąszczem z pułapkami lub polem minowym dla przedsiębiorców”, gdzie logika nie zawsze może mieć zastosowanie, doświadczenie bywa nieskuteczne, a nabyta wiedza – balastem i źródłem błędów. Jeśli do tego doda się autonomiczność prawa podatkowego, co najbardziej dolegliwe jest w przypadkach różniących się  między sobą orzeczeń sądów administracyjnych. ( Jak wskazuje praktyka w identycznej sprawie mogą zapaść różniące się od siebie wyroki w każdym z Wojewódzkich Sądów Administracyjnych, których orzeczenia mają charakter  bezapelacyjnej decyzji. To zatem stanowi koronny argument, aby sprawy księgowo-podatkowe powierzyć specjalistom.

 

Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS)

 
Ostatnim z etapów powstania Twojej firmy jest rejestracja jej w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Rejestracji należy dokonać w terminie do 7 dni od rozpoczęcia faktycznej działalności. W ZUS dokonamy zawarcia obowiązkowej umowy ubezpieczenia osób utrzymujących się z zarobków wypłacanych przez Twoją firmę. Będzie to ubezpieczenie :

·        

zdrowotne ( wynagrodzenie za czas choroby)

·        

wypadkowe

·        

rentowe ( wynagrodzenie z powodu nabytej podczas świadczenia pracy niezdolności do dalszego ( okresowego lub bezterminowego) wykonywania pracy

·        

emerytalne (przychód z tytułu osiągnięcia wieku przewidzianego umową społeczną między pracownikiem  a państwem, w imieniu którego działa instytucja ubezpieczeniowa gromadząca składki w okresie zatrudnienia pracownika.

 

Poza ubezpieczeniem obowiązkowym, w gospodarce o ustroju wolnorynkowym istnieje możliwość zawarcia umowy dodatkowej, jak również możliwość zadeklarowania płacenia ubezpieczenia chorobowego w wysokości większej niż składka obowiązkowa.
Inne obowiązki instytucjonalne.

 

·        

Jeśli przewidujemy zatrudnienie pracowników, to zamiar ten pociąga obowiązek rejestracji tego faktu w Państwowej Inspekcji Pracy.

·        

W określonych (dotyczy to głównie działalności związanej z wyżywieniem lub każdej innej, gdzie od przestrzegania higieny, zależy zdrowie i życie konsumenta, np.: restauracje, kawiarnie, puby, żłobki i przedszkola, a także np.: produkcja kosmetyków, paraleków czy wyrobów sanitarnych)  każdy pracownik pozostający w bezpośrednim kontakcie z wyrobem musi posiadać świadectwo zdrowia i podlega obowiązkowi rejestracji przez inspektora sanitarnego szczebla administracji publicznej odpowiedniego dla miejsca wykonywania działalności lub świadczenia pracy, tzw. Sanepid A zatem będzie to powiatowy Inspektorat Sanitarno-Epidemiologiczny, miejski czy dzielnicowy. W szczególności niektóre rodzaje działalności wymagają akceptacji Państwowej Inspekcji Sanitarnej (zwanej powszechnie SANEPID - em, ale pełny i aktualny ich wykaz posiada w/w instytucja).

·        

Jeśli pracodawca zamierza zatrudnić osoby niepełnosprawne, ciąży na nim obowiązek zgłoszenia ich do Państwowego Funduszu rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON). Trzeba wiedzieć, ze instytucja ta może znacząco dofinansować koszt stworzenia stanowiska pracy dla osoby niepełnosprawnej.

 

Na koniec wykładu czujemy się w obowiązku wymienienia szeregu obowiązków, jakie na pracodawcę nakłada ustawodawca:

·        

obowiązek przestrzegania przepisów  obowiązującego prawa ;

·        

prowadzenie działalności gospodarczej w zgodzie z zasadami uczciwej konkurencji;

·        

stosowanie dobrych obyczajów i uzansów branży

·        

przestrzeganie słusznych interesów konsumentów;

·        

posiadanie odpowiednich uprawnień, jeśli takie są wymagane do prowadzenia określonej działalności gospodarczej;

·        

oznaczenie miejsca wykonywania działalności na zewnątrz, zaś w przypadku oferowania usług (towarów) w sprzedaży bezpośredniej, wysyłkowej lub za pośrednictwem mediów (TV, Internet, druki bezadresowe itp.) podanie co najmniej następujących danych: nazwy przedsiębiorcy; numeru NIP; adresu siedziby firmy;

·        

na oferowanych towarach (opakowaniach) umieszczanie w języku polskim informacji, zawierających oznaczenie przedsiębiorcy, nazwę towaru, inne oznaczenia wymagane na podstawie szczególnych przepisów;

·        

obrót środkami płatniczymi za pośrednictwem rachunku bankowego,

·        

w szczególności, gdy stroną transakcji jest inny przedsiębiorca, a jednorazowa wartość transakcji z nim dokonywanej przekracza równowartość w złotych 3000 euro

·        

albo 1000 euro, gdy suma wartości transakcji z tym przedsiębiorcą powstałych w poprzednim miesiącu przekracza  równowartość 10 000 euro