Dylematy telepracownika: SMS

Wraz z postępem, jaki wniosła w nasze współczesne życie telefonia komórkowa, wzrosła tendencja do posługiwania się krótkimi wiadomościami tekstowymi (z ang. Short Message System - SMS) w komunikacji międzyludzkiej. SMS to system wygodny i szybki, ale nie wolno zapominać, że nie zawsze odpowiedni dla kontaktów zawodowych.

Przede wszystkim - kiedy można wysłać SMS?

SMS sam w sobie zakłada, że komunikacja między obiema stronami jest luźniejsza, a stosunki bliższe i mniej formalne. Zatem jedynie osoby, które pozostają w takich stosunkach mogą sobie pozwolić na swobodne wysyłanie krótkich wiadomości - oczywiście za obopólną zgodą. W stosunkach oficjalnych można skorzystać z SMS-a wtedy, gdy druga strona o niego poprosi lub odpowiadając na inny SMS (wtedy tego typu komunikacja zostaje ustalona jako obowiązująca). SMS to także wygodna forma przekazania na odległość wizytówki, lecz należy pamiętać, aby wcześniej poinformować adresata o zamiarze jej wysłania tą drogą. SMS jest również dopuszczalny w sytuacji, gdy nie jesteśmy w stanie odebrać telefonu (np. na spotkaniu biznesowym), bądź wiemy, że druga strona nie będzie mogła w danej chwili porozmawiać, a konieczny jest z nią pilny kontakt. W takiej sytuacji możemy z góry przeprosić w wiadomości za kontaktowanie się w tej formie.

Kiedy z pewnością nie wypada wysłać SMS-a?

Przede wszystkim nie powinno się prosić SMS-em kogoś, by oddzwonił. Równie w złym tonie jest korespondowanie za pomocą wiadomości podczas szkoleń lub spotkań służbowych. Jeśli naprawdę mamy ważną sprawę, wystarczy wysłać jedną wiadomość z informacją, że jesteśmy zajęci i kiedy będziemy w stanie oddzwonić. Nie należy odpowiadać na SMS-y z podziękowaniami, ani tym bardziej w tej formie dziękować za podziękowanie. Życzenia świątecze przesyłane w wiadomości są także nieelegancką formą kontaktu - zwłaszcza te bezosobowe, szablonowe, wysyłane hurtowo do całej listy kontaktów.

Jaką formę powinien mieć SMS?

Podstawą systemu krótkich wiadomości jest właśnie ich lapidarność - musimy więc pamiętać, aby pisać na temat. W SMS-ie nie może zabraknąć (krótkich) zwrotów grzecznościowych, a także podpisu. Także brak możliwości wstawienia polskich znaków nie zwalnia nas z  obowiązujących zasad gramatyki. Zdania należy rozpoczynać wielką literą, pamiętać o interpunkcji, używać spacji wszędzie tam, gdzie to konieczne i pod żadnym pozorem nie stosować form skróconych. Emotikony są dopuszczalne jedynie wtedy, gdy relacja z drugą stroną jest naprawdę bliska.

źródło: Kamińska-Radomska I., Kiedy można posłużyć się SMS-em? http://korespondencja-w-biznesie.wieszjak.pl/wewnetrzna/220280,2,Kiedy-mozna-posluzyc-sie-smsem.html, dostęp: 9.11.2012